La réalité des modes de communication au travail vient d’être chamboulée et nous devons nous adapter rapidement aux changements, car les besoins restent : discuter et motiver nos équipes, faire avancer nos projets, développer des affaires, garder le contact avec nos clients actuels et potentiels.
Nous avons la chance d’avoir des outils technologiques qui nous aident à garder contact virtuellement. Nous serons tous heureux le jour où nous pourrons de nouveau nous serrer la main, mais même lorsque ce sera possible, certaines nouvelles habitudes resteront, j’en suis convaincue. Plusieurs réaliseront que le télétravail fonctionne, qu’il comporte des avantages et que de faire plusieurs kilomètres pour assister à certaines réunions est inutile et improductif.
Je n’ai pas de boule de cristal pour vous dire exactement ce qui, à l’avenir, se fera à distance ou en personne. Cependant, le train de la nouveauté passe actuellement et c’est le temps de le prendre. Si vous n’êtes pas très confortable devant une caméra et avec les plateformes de visioconférence, il faut vous y mettre.
Comme nous apprenons tous simultanément, c’est le moment de faire des erreurs sans avoir l’air d’un dinosaure des technologies. Dans six mois, alors que la majorité aura pris le virage, ce sera une autre histoire. Alors, d’ici là, voici quelques astuces pour vous aider à faire une bonne première impression et projeter une image professionnelle et crédible depuis votre maison.
CONSIDÉRATIONS ESTHÉTIQUES
Il n’y a pas si longtemps, il nous aurait semblé impensable d’aller dans une activité de réseautage sans être habillé adéquatement. Lorsque vous donnez rendez-vous à un client en vidéoconférence, il y a plusieurs choses à prendre en compte pour faire bonne impression, car il ne verra pas uniquement votre habillement et votre coiffure : tout votre environnement entre dans le champ de vision de la caméra et influencera son opinion.
Voici donc les éléments à surveiller.
Décor : eh oui, on se met en scène! Ce qu’on voit en arrière-plan devient aussi votre image professionnelle. Évitez de montrer votre chambre, votre canapé, etc. Il faut que l’on sente que vous vous trouvez dans un espace de travail. Un arrière-plan épuré et bien rangé aide à mieux se concentrer sur vous lorsque vous parlez. Si vous avez une affiche ou un cadre avec le logo de votre entreprise, cela donnera immédiatement une touche professionnelle à votre rencontre.
Angle de votre caméra : regardez-la en plaçant vos yeux à son niveau. En vous ajustant ainsi, vous serez bien positionné dans l’image, soit les yeux dans le tiers supérieur du cadre. Il est souvent nécessaire de déposer votre ordinateur portable sur des boîtes ou des supports pour le surélever et placer la caméra à la bonne hauteur. Cela évitera aussi qu’on ait vue sur votre plafond ou votre deuxième menton.
Son : les microphones d’ordinateur ne procurent pas une très bonne expérience à votre interlocuteur. De plus, selon le type d’intervention que vous faites, la confidentialité peut s’avérer très importante. Comme vous travaillez de votre domicile, il est important d’assurer à votre client qu’il ne sera pas entendu par toute la maisonnée. Vous devez aussi considérer votre confort et votre bien-être.
Les écouteurs de téléphone avec microphone sont une option facile et efficace. Vous en trouverez différents types sur le marché. Évidemment, les modèles avec fil sont plus abordables que les versions Bluetooth. Mais si vous avez souvent à passer du téléphone à une vidéoconférence dans une journée, cette solution peut s’avérer plus agréable.
Éclairage : nous sommes souvent davantage préoccupés par la qualité de la caméra. Cependant, c’est l’éclairage qui est la clé d’une belle image. Évitez d’être à contrejour, c’est-à-dire de placer l’éclairage derrière vous. Si vous pouvez, optez pour un endroit qui bénéficie de la lumière naturelle du jour. Sinon, pensez à ajouter un éclairage d’appoint.
Le secret : test, test, test! Installez-vous correctement et observez le résultat. Pour ce faire, pratiquez-vous avec vos amis et collègues.
MAÎTRISER LES PLATEFORMES
Il existe de nombreux logiciels offrant la vidéoconférence et la possibilité de planifier des webinaires (Zoom, GotoMeeting, Microsoft Teams, Whereby, Jitsi, Adobe Connect, etc.). Ciblez vos objectifs d’utilisation et magasinez ce qui vous convient le mieux. Mon but ici n’est pas de vous donner une formation technique. Il existe pour chaque plateforme des tutoriels en ligne.
Si vous travaillez au sein d’une entreprise, elle en a probablement déjà choisi une. Si vous êtes à votre compte, vous devrez probablement apprendre à en utiliser plusieurs, car il se peut que vos clients aient des préférences différentes.
Si vous désirez offrir des webinaires, je vous conseille de faire des tests avant afin de maîtriser les différents outils de sondage, clavardage, partage d’écran, tableau blanc, etc. Ce sont des manières bien efficaces de dynamiser une présentation, mais les premières fois demandent de la concentration et de l’attention. Alors, prévoyez du temps de préparation pour vos débuts.
ATTENTION AUX EFFETS NÉGATIFS
Il est important de ne pas surcharger vos journées de rencontres virtuelles, car c’est plus fatigant qu’il n’y paraît.
Il y a des effets négatifs à la vidéoconférence. Que ce soient les délais de connexion et de son, ou les images qui manquent de clarté, tous ces détails fatiguent le cerveau, selon Stéphane Garneau, chroniqueur à Radio-Canada.
« Quand ces choses-là se produisent, notre cerveau essaie de communiquer normalement et donc de [combler toutes ces lacunes] au moment où [elles] se produisent. Le cerveau travaille plus fort et cela nous fait ressentir du malaise; cela fatigue le cerveau », indique-t-il.
Pensez donc à varier les activités qui ponctuent vos journées et à diversifier vos moyens de communication. Parfois, une discussion téléphonique peut donner une pause au cerveau.
Nous sommes assurément dans une période où il faut s’adapter plus que jamais. Il est nécessaire de bien s’outiller pour le faire, car le plus important, tant pour notre santé mentale que professionnelle, est de rester connecté. Malgré l’aspect plus froid de la communication à travers les technologies, il faut la voir comme un tremplin, et non une barrière.
Pour bien communiquer, il n’est pas nécessaire de se toucher les mains, mais plutôt de toucher le cœur. Bonne vidéoconférence!