On ne devrait pas attendre le mois de janvier pour prendre des résolutions, mais plutôt viser l’excellence toute l’année. En tant que conseiller, votre rôle consiste notamment à encourager votre client entrepreneur à adopter de bonnes habitudes en affaires. Voici 10 éléments à considérer pour améliorer la santé de son entreprise, autant entre les actionnaires qu’avec les employés et les clients.
1. Convention entre actionnaires
La première résolution que tout entrepreneur devrait prendre au sein de sa société, s’il y a plus d’un actionnaire, est de se munir d’une convention entre actionnaires.
Celle-ci lui permet non seulement de conserver le contrôle sur les transferts, ventes et offres d’actions, mais aussi de fixer à l’avance quelle réponse on fournira advenant une situation pouvant engendrer un différend, tel que le retrait, le décès, l’incapacité ou l’inaptitude d’un actionnaire. Dans l’éventualité où votre client a déjà une convention entre actionnaires, n’hésitez pas à le diriger vers un avocat ou un notaire qui la relira avec lui afin de vérifier si elle est toujours à jour.
2. Contrat d’employé clé
Une seconde bonne pratique à adopter au sein des entreprises est de rédiger des contrats d’employés clés. Il arrive que certains membres du personnel exercent un rôle primordial au sein d’une société et que leur départ puisse causer des torts importants au déroulement des affaires. Le contrat d’employé clé établira les conditions de travail spécifiques de cette personne et prévoira des clauses de non-concurrence, confidentialité et non-sollicitation.
3. Contrat client
L’entrepreneur a-t-il récemment revérifié les contrats qu’il a signés avec ses clients ? Les clauses sont-elles à jour et respectent-elles toujours les normes et lois en vigueur ?
Parfois, de petits changements peuvent s’imposer et avoir des retombées importantes pour la société. Par exemple, l’entrepreneur s’est-il assuré que les intérêts en cas de retard de paiement ne sont pas seulement inscrits sur la facture, mais aussi dans son contrat avec le client ?
4. Politique Internet et réseaux sociaux
L’utilisation des outils technologiques et des médias sociaux est pratique courante pour la plupart d’entre nous. Toutefois, cela peut devenir une source de perte de temps et de laisser-aller au travail. Votre client entrepreneur a-t-il prévu des politiques internes, notamment au sujet d’Internet, pour éviter ce problème ?
Les travailleurs qui ont été conscientisés par l’entremise de telles mesures sont probablement moins enclins à « voler du temps » à leur employeur. Ces politiques ont également pour effet de réduire les possibilités d’atteinte à la réputation de l’entreprise sur les réseaux sociaux. Cela réduit aussi les risques que les serveurs soient infectés par des virus.
5. Loi C-28
Votre client a-t-il vérifié la conformité de ses envois par courriel avec la nouvelle Loi canadienne anti-pourriel ? Celle-ci établit plusieurs critères spécifiques qui doivent être respectés sous peine d’amendes. Il pourrait s’avérer judicieux d’obtenir une analyse de ses pratiques par un professionnel !
6. Publication du bail commercial
De nombreuses entreprises sont locataires des immeubles où elles exercent leurs activités. Saviez-vous qu’en cas de vente, le nouveau propriétaire n’est pas tenu de respecter le bail commercial, sauf s’il est publié au registre foncier ? Prenez le temps de vérifier si c’est le cas pour le bail de votre client en affaires. Le publier, le cas échéant, pourrait lui éviter bien des problèmes.
7. Propriété intellectuelle
Un entrepreneur met beaucoup d’efforts à développer la propriété intellectuelle reliée à son entreprise : son nom et ses produits et services, le logo, le slogan, etc. Par contre, plusieurs oublient qu’il est primordial de protéger leurs marques de commerce et de les enregistrer aux endroits appropriés.
Il pourrait être bénéfique pour votre client de consulter un professionnel afin de valider si l’ensemble de la propriété intellectuelle de son entreprise est adéquatement enregistré et, au besoin, d’y procéder.
8. Fiscalité
Une visite chez un fiscaliste pourrait constituer une bonne résolution pour votre client en affaires. Il pourra lui indiquer si la structure de son entreprise correspond toujours à ses besoins, notamment par rapport aux multiples changements qui seront instaurés par la réforme fiscale fédérale.
9. Registraire des entreprises du Québec
Votre client entrepreneur gagnerait à vérifier si son « livre de minutes », dans lequel les décisions adoptées par les administrateurs ou actionnaires de la société sont consignées, est à jour et à quel moment sa déclaration annuelle au Registraire des entreprises devra être effectuée. Bien que la date de déclaration diffère d’une société à l’autre, elle est obligatoire pour tous. Dans le cas contraire, le contrevenant risque des sanctions monétaires, pouvant être suivies de la radiation de son entreprise.
10. Assurance
En dernier lieu, n’oubliez pas de vérifier que l’ensemble des polices d’assurance de l’entreprise de votre client sont à jour et correspondent toujours à ses besoins. En plus des polices sur ses biens meubles et immeubles, a-t-il souscrit toutes celles requises par sa convention entre actionnaires ? Même si elles sont prévues dans cette dernière, les assurances vie et invalidité sont fréquemment oubliées en pratique.
Bien que non exhaustive, cette liste permet de déterminer différents aspects dont la mise en place ou la mise à jour pourrait être bénéfique pour l’entreprise de votre client. N’hésitez pas à consulter un juriste pour toute assistance à cet effet.
Me Chanel Alepin est avocate et Me Maxine Gauthier est notaire chez Alepin Gauthier Avocats Inc.
Cette chronique contient de l’information juridique d’ordre général et ne devrait pas remplacer un conseil juridique auprès d’un avocat ou d’un notaire qui tiendra compte des particularités de la situation de vos clients.
• Ce texte est paru dans l’édition de mars 2018 de Conseiller.